FAQ dla realizacji ODB

 

SCHEMAT ZAWIERANIA I REALIZACJI UMOWNEJ ODPŁATNEJ DZIAŁALNOŚCI BADAWCZEJ W ZUT W SZCZECINIE

 

ETAP I - PROCES OFERTOWANIA, NEGOCJACJI I ZAWIERANIA UMOWY

1. Z czego wynika zmiana związana z usunięciem kwestora jako reprezentanta ZUT z komparycji umowy ODB?

  • Z faktu, iż zgodnie z ustawą uczelnię publiczną reprezentuje jedynie rektor – podpis kwestora sprowadza się do kontroli finansowej umów i nie ma potrzeby czynić go współreprezentantem uczelni.

2. Czy ze wzoru umowy ODB należy skreślić czy usunąć stwierdzenia z przypisem „niepotrzebne skreślić”?

  • Prawidłowa będzie zarówno jedna, jak i druga metoda. W ocenie radcy prawnego lepiej prezentuje się usunięcie niepotrzebnych treści.

3. Czy należy odmieniać imiona i nazwiska osób podanych w umowie?

  • Zgodnie z zasadami języka polskiego.

4. Czy załączniki do umów ODB mogą być dołączone w formacie MS Word?

  • Umowa ma formę pisemną i wszystkie załączniki powinny być wydrukowane i załączone do umowy.

5. Jaka jest różnica pomiędzy zwłoką a opóźnieniem?

  • Sformułowanie "opóźnienie" w języku prawniczym należy odróżniać od pojęcia "zwłoki". Jego zakres znaczeniowy jest szerszy, "opóźnienie" obejmuje bowiem, inaczej niż "zwłoka", wszystkie przypadki nieterminowości, w tym także niezawinione przez pozostającego w "opóźnieniu". Z tego powodu, dla uniknięcia późniejszych sporów i odpowiedzialności ZUT za nieterminową realizację prac z przyczyn od ZUT niezależnych, należy w umowach posługiwać się pojęciem „zwłoka”.

6. W którym momencie należy zgłosić umowę w CTT w RCIiTT?

  • Nie należy przeprowadzać procedury ustalania warunków umowy i jej podpisywania bez udziału CTT, dlatego też należy zgłosić się do CTT jak tylko nawiąże się kontakt z partnerem gospodarczym.

7. W jakim zakresie do obsługi ODB może być wykorzystywany system Panel2?

  • System Panel2 służy do uzyskiwania akceptacji dla ostatecznej wersji umowy lub aneksu do umowy, a nie do konsultowania jej/jego treści. Aby tego uniknąć, należy skontaktować się z konsultantem CTT, który poprowadzi cały proces ustalenia ostatecznej wersji umowy lub aneksu z wszystkimi interesariuszami, uzyska niezbędne akceptacje osób przewidzianych w zarządzeniu Rektora nr 54 z dnia 23.04.2020 r. (z późn. zm.) i przekaże draft umowy wraz z metryczką akceptacji właściwej osobie do podpisu.

8. Czy przynależność naukowca do wydziału czy dyscypliny determinuje możliwość wzięcia udziału w badaniach w ramach realizacji projektu, np. „szybka ścieżka”?

  • Do „szybkiej ścieżki” mogą przystąpić wydziały o kategorii naukowej A+, A lub B. Oznacza to, że stroną umowy konsorcjum czy też umowy o wykonanie prac badawczych powinien być wydział posiadający taką kategorię. Można natomiast dołączyć do zespołu wykonującego prace badawcze naukowców, którzy przynależą do wydziałów nieposiadających takiej kategorii.

9. Czy można stworzyć generator umów dla automatyzacji umów?

  • Specyfika umów, różnice w zapisach przy każdej umowie oraz rozbieżności w interpretacji zapisów przez obie strony umowy w praktyce uniemożliwiają zastosowanie takiego generatora. W ZUT obowiązuje wzór umowy dołączony do zarządzenia Rektora nr 54 z dnia 23.04.2020 r. (z późn. zm.), który powinien być bazą do negocjacji jej zapisów z parterem gospodarczym (czym zajmuje się CTT).

10. Z czego wynika granica 20 000 zł brutto na wykonywanie prac w ramach ODB w formie bezumownej?

11. Gdzie po podpisaniu ostatecznie trafia oryginał umowy?

  • Oryginał podpisanej umowy trafia do SAF, a skan tejże umowy wraz z nadanym numerem pracy jest wysyłany do kierownika pracy, kierownika Działu Księgowości oraz pracownika CTT prowadzącego sprawę.

12. Jakie osoby powinny znaleźć się na ścieżce akceptacji umowy w Dzienniku dokumentów w systemie Panel2?

  • Osoby, których akceptacja jest wymagana są wskazane w zarządzeniu Rektora nr 54 z dnia 23.04.2020 r. (z późn. zm.).

13. Czy, jeśli umowa ODB zgodna ze wzorem jest zaakceptowana przez firmę, potrzebne są jeszcze podpisy radcy prawnego oraz DWiOP?

  • W uczelni przyjęto zasadę, że jeżeli wzory umów wprowadzone są aktem prawnym wydanym przez Rektora i były wcześniej zaakceptowane przez radcę prawnego oraz Dział Wynalazczości i Ochrony Patentowej, kwestura nie wymaga podpisów przedstawicieli tych jednostek.

 

ETAP II - REALIZACJA UMOWY / ZLECENIA

1. Czy w kalkulacji kosztów ODB można zawrzeć ryczałt na używanie samochodu prywatnego w celach służbowych do jazd lokalnych?

  • Ryczałt za używanie samochodu prywatnego w celach służbowych do jazd lokalnych nie jest kosztem bezpośrednim związanym z realizacją badań. Mieści się on w kategorii kosztów pośrednich, które rozliczane są w kalkulacji kosztów ODB w formie narzutu kosztów pośrednich wydziałowych.

2. Dlaczego w kosztach ODB nie można ująć zakupu środków trwałych, np. aparatury naukowo-badawczej powyżej 10 tys. zł, a jedynie odpisy z tyt. amortyzacji sprzętu?

  • Wraz z wejściem nowej ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce zniknął zapis pozwalający na wliczanie do kosztów realizacji badań naukowych kosztu zakupu oraz wytworzenia aparatury naukowo-badawczej.

3. Jak rozliczyć wydatki na zlecenie prac wewnątrz wydziału?

  • Nie ma możliwości obciążania usługami wewnętrznymi prac prowadzonych na rzecz jednostki organizacyjnej tego samego wydziału. Wydział otrzymuje jedne środki finansowe (subwencja na utrzymanie i rozwój potencjału dydaktycznego i badawczego) na funkcjonowanie całego wydziału, bez podziału na poszczególne katedry i powinien uwzględnić wszystkie potrzeby badawcze własnych jednostek.

4. Kiedy powstaje obowiązek wystawienia faktury: w momencie podpisania protokołu zdawczo-odbiorczego etapu/ów  lub pracy czy w momencie przyjęcia ich przez firmę bez uwag? Kiedy powstaje obowiązek podatkowy?

  • Obowiązek podatkowy w przypadku wystawiania faktur VAT w ramach ODB powstaje w momencie odbioru pracy/etapu pracy. Data odbioru pracy/etapu pracy jest wpisana do protokołu zdawczo-odbiorczego.

5. Jak wygląda rozliczenie pracy, jeśli część pracy jest zlecona w innej katedrze tego samego wydziału?

  • W kalkulacji kosztów ODB, w pozycji koszty bezpośrednie, kierownik pracy powinien ująć wszystkie ponoszone koszty w związku z realizacją pracy niezależnie od tego, do której katedry przypisany jest dany pracownik. Koszty wykonywania prac przez pracowników innych katedr tego samego wydziału należy rozliczyć w kalkulacji w odpowiednich pozycjach dot. wynagrodzeń. W zależności od charakteru świadczonej pracy z pracownikami innych katedr  należy zawrzeć np. umowy zlecenia lub o dzieło.

6. Jakie są różnice między kosztami bezosobowymi a osobowymi i czy jest możliwość ujednolicenia wzorów umów?

  • Pytanie dotyczy kosztów wynagrodzeń bezosobowych i wynagrodzeń osobowych. Wynagrodzenia osobowe są to wynagrodzenia i inne świadczenia z tytułu pracy, wypłacane lub wydawane w naturze (odpowiednio przeliczane) pracownikom z tytułu stosunku pracy lub stosunku służbowego. Wynagrodzenia bezosobowe są to wynagrodzenia z tytułu umów cywilnoprawnych (umowy zlecenia lub umowy o dzieło).
    Na koszty tych wynagrodzeń składają się wynagrodzenia brutto powiększone o pochodne, tj. składki emerytalne, rentowe, wypadkowe i Fundusz Pracy (łącznie: 19,64 %) o ile wynika to z przepisów - także odpis na ZFŚS. Od wynagrodzeń osobowych nalicza się również dodatkowe wynagrodzenia roczne w wys. 8,5 % wraz z należnymi pochodnymi.
    Umowy cywilnoprawne mają ujednolicone wzory umów  wprowadzone zarządzeniem Rektora (obecnie: zarządzenie nr 138 z dnia 29.09.2020 r.).

7. Czy do wynagrodzeń wypłacanych w ramach ODB na podstawie umów cywilnoprawnych trzeba sporządzać zbiorczą kartę pracy?

  • W instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych nie jest wymieniona zbiorcza karta pracy i nie ma obowiązku jej sporządzania.

8. Gdzie można znaleźć katalog branż, by móc zapisać tę informację w wykazie bezumownych prac badawczych? Co zrobić, gdy firmy nie ma w KRS?

  • Katalog branż jest określony i zamknięty, zarówno we wzorze wykazu prac bezumownych prowadzonych w ramach ODB stanowiącym załącznik do pisma okólnego Rektora nr 2 z dnia 15.07.2020 r. (z późn. zm.), jak i w rejestrze Działalności badawczej w systemie Panel2 (lista rozwijana).
    Z katalogu tego należy wybrać branżę korespondującą ze wskazanym w dokumencie rejestrowym kontrahenta kodem PKD. Kody te są podane w odpisie z KRS (w przypadku spółek prawa handlowego, stowarzyszeń, fundacji itp.), informacji z CEIDG (w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, w tym w formie spółki cywilnej) lub w bazie REGON (w przypadku wszystkich podmiotów gospodarczych).

9. W jaki sposób widziane jest tworzenie etatów naukowo-badawczych w ramach prac zleconych?

  • Pod kątem formalnym jest to możliwe, ale tylko na czas realizacji pracy zleconej, na zasadach określonych w zarządzeniu Rektora nr 65 z dnia 03.08.2018 r., przy czym należy pamiętać o zapewnieniu środków finansowych na wypłatę takich wynagrodzeń przed wpływem środków od podmiotu finansującego pracę badawczą, a także o uwzględnieniu kosztów tych wynagrodzeń osobowych we wstępnej kalkulacji kosztów pracy i rozliczeniu wewnętrznym do faktur VAT.

10.  Czy badania akredytowane są usługą czy działalnością badawczą?

  • Jedno i drugie: odpłatna działalność badawcza (nr 515-…), jaką niewątpliwie są badania akredytowane, może mieć również charakter usługowy, co odzwierciedla ostatni (przed liczbą kontrolną) człon numeru pracy, tj.  „…-06/…” w przypadku prac finansowanych ze środków krajowych lub„…-03/…” w przypadku prac finansowanych ze środków zagranicznych.

11. Co kryje się za poszczególnymi członami numeru pracy w ramach ODB?

  • 515-xx-yyy-zzzz-z'z'/15   
              515 - odpłatna działalność badawcza (kod działalności)
              xx - oznacza nr wydziału/pozostałych jednostek organizacyjnych
              yyy - oznacza nr jednostki organizacyjnej wydziału
              zzzz - oznacza nr porządkowy w rejestrze
              z'z' - oznacza typ pracy   
              15 - oznacza liczbę kontrolną odpłatnej działalności badawczej  

12. Na jakiej podstawie nadawany jest człon numeru księgowego wskazujący na charakter pracy (usługowy czy badawczy)?

  • Zgodnie z Zarządzeniem nr 54 Rektora ZUT z dnia 23 kwietnia 2020 r. w sprawie zasad postępowania w zakresie opiniowania i zawierania umów oraz udzielania pełnomocnictw do podpisywania umów o wykonanie pracy w ramach odpłatnej działalności badawczej (z późn. zm.) człon numeru księgowego wskazujący na charakter pracy jest nadawany przez SAF na podstawie informacji (wraz z uzasadnieniem) przekazywanej przez kierownika pracy.

13. Czy zachodzi konieczność uzyskania podpisu kwestora na wstępnej kalkulacji kosztów pracy?

  • Ze strony SAF (w RCIiTT), jak i Działu Księgowości nie zachodzi konieczność, by kalkulacja wstępna musiała być opatrzona podpisem kwestora. Dopiero rozliczenie wewnętrzne do faktury musi być bezwzględnie podpisane przez kwestora.

14. Jakie działania podjąć w przypadku nieprzewidzianych zmian w zakresie opóźnienia terminów zawartych w umowie lub przedłużających się prac badawczych?

  • Gdy pojawiają się jakiekolwiek trudności z realizacją umowy (przesunięcia, zmiany zakresu pracy, konieczność ich wstrzymania lub wznowienia), kierownik pracy powinien o tym niezwłocznie poinformować konsultanta CTT. Konieczne jest także przekazanie informacji, gdy umowa dobiega końca, a stan realizacji prac nie pozwoli na ich wykonanie w terminie i przekazanie zamawiającemu. Wiedząc o takich sytuacjach z wyprzedzeniem można przygotować stosowny aneks do umowy. W przypadku, gdy w czasie realizacji projektu, ZUT utracił możliwość samodzielnego wykonywania umowy, wystąpi np. utrata pracowników lub zepsucie sprzętu wówczas w zależności od zapisów umowy, powinien on przerwać wykonywanie pracy i powiadomić o tym Zlecającego, zgodnie z zapisami Paragrafu 6 lub 7 wzoru umowy, w celu ustalenia dalszych kroków.

15. Czy i kiedy jest planowane wdrożenie nowego systemu do wystawiania faktur?

  • W uczelni realizowany jest projekt dofinansowany ze środków Unii Europejskiej pn. "ZUT 2.0 – Nowoczesny Zintegrowany Uniwersytet". Projekt ten przewiduje m.in. wdrożenie nowego systemu finansowo-księgowego, w tym modułu do wystawiania faktur. Planowany termin zakończenia projektu to wrzesień 2023 roku.

16. Czy można z odpłatnej pracy badawczej z kosztów bezpośrednich zakupić maski ochronne, rękawiczki nitrylowe i płyn do dezynfekcji rąk w związku z przeciwdziałaniem COVID-19?

  • Tego typu akcesoria powinny być traktowane jako zakup z kosztów pośrednich, gdyż nie są one zazwyczaj wykorzystywane tylko i wyłącznie do realizacji tej jednej pracy.

17. Czy istnieje możliwość zakupu dysków zewnętrznych (nośniki pamięci) z odpłatnych prac badawczych? Dyski te będą wykorzystywane jedynie do przechowywania wyników badań realizowanych w ramach ODB.

  • Jeśli te nośniki pamięci będą wykorzystywane i przypisane tylko i wyłącznie do przechowywania wyników jednej konkretnej pracy, a kierownik pracy zadeklaruje to w opisie faktury, to taki zakup może być finansowany z kosztów bezpośrednich pracy.

18. Czy możemy z kosztów bezpośrednich odpłatnej pracy badawczej wnieść opłatę za opublikowanie publikacji naukowej, prezentującej wyniki prac badawczych prowadzonych w odpłatnej pracy badawczej?

  • Raczej nie będzie to możliwe, ponieważ bardzo często zapisy umów o wykonanie pracy badawczej wręcz zabraniają publikacji wyników takich prac, albo określają konkretne warunki, pod jakimi ew. publikacja jest możliwa. Ale raczej nigdy publikacja nie jest celem pracy sama w sobie.

19. Jak wygląda aktualny wzór kalkulacji wstępnej / rozliczenia wewnętrznego do faktury?

  • Wzór aktualnego arkusza „rozliczenia wewnętrznego do faktury”, który uwzględnia m.in. osobne pozycje dla składek na PPK, jest zamieszczony na stronie Kwestury pod linkiem: Wzory dokumentów - Pion Kwestora ZUT. Kalkulację wstępną sporządza się na tym samym wzorze, zmieniając jedynie tytuł dokumentu.

20. Czy aneksy do umowy ODB musza być parafowane przez kwestora?

  • Akceptacja kwestury jest zawsze konieczna, niezależnie od zakresu aneksu, gdyż jest on integralną częścią umowy wywołującej skutki finansowe dla Uczelni, którą zgodnie z aktami prawnymi ZUT, musi parafować kwestor.

21. Kto uzupełnia w panelu2 informację dot. dyscypliny naukowej w ramach realizowanych prac badawczych?

  • Po nadaniu numeru pracy umownej w ramach ODB przez SAF, osoba wyznaczona przez dziekana lub kierownika jednostki uczelnianej niezwłocznie wprowadza w systemie panel2 do modułu „Działalność badawcza” informacje o dyscyplinach naukowych (wraz z ich udziałem procentowym), do których zostaną przypisane przychody uzyskane z realizacji tej pracy badawczej w systemie POL-on na potrzeby ewaluacji. Dyscypliny naukowe wskazuje kierownik pracy badawczej.