Zapytanie ofertowe RCIiTT/1/2024 dot. organizacji 25-lecia RCIiTT ZUT

Przedmiot zamówienia

Usługa organizacji uroczystego spotkania dla klientów i współpracowników RCIiTT w dniu 10.10.2024 r. z okazji jubileuszu 25-lecia działalności RCIiTT obejmująca:

• usługę hotelową;
• usługę najmu powierzchni bankietowo-konferencyjnej;
• usługę gastronomiczną.

Wymagania

1. Wymagania ogólne:
   • Standard hotelu: min. 4 gwiazdki w rozumieniu przepisów § 2 ust.2 pkt. 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. Nr 188 z 2004 r., poz. 1945).
   • Zakwaterowanie i wyżywienie oraz najem powierzchni bankietowo-konferencyjnej musi być świadczone w jednym budynku. Zamawiający nie dopuszcza dzielenia usług.
   • Obiekt musi być usytuowany w odległości nie większej niż 1500 m od przystanku PKP Szczecin Główny, mierząc najkrótszą drogę do przejścia pieszo, wyznaczoną przy użyciu narzędzia Google Maps.
   • Obiekt musi posiadać własny parking.
   • Płatność na podstawie faktury. Faktura wystawiona po wykonaniu usługi z terminem płatności min. 21 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury.
   • Zaliczka – w wysokości nie większej niż 50%
2. Szczegółowy zakres i wymogi względem poszczególnych usług:
   • Usługa hotelowa:
     • Dwa pokoje jednoosobowe z łazienką w dniu 10-11.10.2024 r.
   • Najem powierzchni bankietowo-konferencyjnej:
     • Najem powierzchni od godz. 17:00 w dniu 10.10.2024 do godz. 02:00 w dniu 11.10.2024 r.
     • Możliwość wcześniejszego przywiezienia i rozstawienia sprzętu oraz materiałów własnych Zamawiającego (np. ścianki do zdjęć itp.) minimum w dniu wydarzenia.
     • powierzchnia: 325,00 m2
     • 15 stołów 10 osobowych z krzesłami. Stoły i krzesła muszą być udekorowane w sposób uzgodniony z Zamawiającym.
     • Sala musi być klimatyzowana
     • Sala musi być wyposażona w sprzęt multimedialny (ekran projekcyjny, rzutnik multimedialny, nagłośnienie) oraz sieć Wi-Fi. Wykonawca w razie potrzeby zapewni stosowną obsługę informatyczną. Cena sprzętu konferencyjnego wliczona w cenę najmu.
     • W sali musi znajdować się miejsce na potrzeby realizacji występu artystycznej zorganizowanej przez zamawiającego.
     • W sali musi znajdować się miejsce na bufet, dla DJa, parkiet oraz podest.
     • Przed salą bankietowo-konferencyjną musi być miejsce oraz sprzęt (stoły, krzesła) na recepcję (punkt rejestracji i witania uczestników).
   • Usługa gastronomiczna:
     • Usługa gastronomiczna od godz. 17:00 w dniu 10.10.2024 do godz. 02:00 w dniu 11.10.2024 r.
     • Liczba osób: 150 (wielkość zamówienia może zmienić się w zakresie +/- 15 osób i zostanie ostatecznie potwierdzona do 03.10.2024 r.(włącznie)).
     • Wykonawca musi zaproponować min. 2 zestawy menu do wyboru przez Zamawiającego nie później do 26.09.2024 r. (włącznie). Zamawiający ma trzy dni robocze liczone od pierwszego dnia roboczego po otrzymaniu propozycji menu na wybór jednej z otrzymanych propozycji.
     • Bufet z napojami
       • Kawa
       • Herbata
       • Dodatki (cytryna, mleko, cukier)
       • Woda
       • Soki
     • Zimny bufet
       • 6 rodzajów przystawek, w tym 2 przystawki bezmięsne
     • Bufet ciepły
       • 1 rodzaj zupy
       • 4 rodzaje drugiego dania, w tym 1 danie bezmięsne
       • 1 rodzaj dodatków warzywnych, np. surówek
       • 1 rodzaj dodatków skrobiowych, np. ryż, ziemniaki.
     • Bufet z deserami
       • 3 rodzaje deserów
     • Obsługa kelnerska
     • Zastawa stołowa musi być odpowiednia do serwowanych potraw, ceramiczna lub porcelanowa, w bardzo dobrym stanie, czyste, bez wzorów, nieuszkodzona, pochodząca z jednego kompletu i od jednego producenta. Filiżanki do kawy i herbaty muszą być w bardzo dobrym stanie, bez wzorów, nieuszkodzona, pochodząca z jednego kompletu i od jednego producenta. Sztućce platerowe muszą być odpowiednie do serwowanych dań. Szklanki do zimnych napojów muszą być przezroczyste, bezbarwne, bez wzorów i dekorów. Stoły bufetowe muszą być udekorowane kompozycjami świeżych kwiatów o mało intensywnym aromacie.
     • Zamawiający nie dopuszcza podawania potraw w naczyniach jednorazowego użytku, z ewentualnym wyłączeniem potraw typu finger food oraz ciast/deserów. Zamawiający nie dopuszcza używania przedmiotów jednorazowego użytku, różnych serii, kompletów, rodzajów, zdobień np. filiżanek różnej wielkości, wysokości lub formy, sztućców o różnym kształcie, wielkości, wzorach/emblematach itp.

Wymagane dokumenty

1. Oferta cenowa;
2. Oferta menu (min. 2 wersje do wyboru);
3. Charakterystyka obiektu, w szczególności opis i zdjęcia najmowanej powierzchni bankietowo-konferencyjnej.

Termin, sposób i miejsce składania ofert

Ofertę prosimy przesłać do 7 sierpnia 2024 r. (włącznie) pocztą elektroniczną na adres mailowy: innowacje@zut.edu.pl lub dostarczyć na adres: Zachodniopomorski Uniwersytet Technologiczny w Szczecinie, Regionalne Centrum Innowacji i Transferu Technologii, al. Piastów 17, 70-310 Szczecin z dopiskiem "Oferta na zapytanie RCIiTT/1/2024".

Zastrzeżenie

Złożenie zapytania ofertowego, jak też otrzymanie w wyniku zapytania oferty cenowej nie jest równoznaczne ze złożeniem zamówienia przez Zachodniopomorski Uniwersytet Technologiczny w Szczecinie i nie łączy się z koniecznością zawarcia przez niego umowy.